Ist es schwierig, meine Buchführung auf digital umzustellen?
Nein. Wir sehen uns in Ruhe Ihre Prozesse an und erarbeiten gemeinsam eine Schritt-für-Schritt-Lösung. Sie werden sehen: der Umstieg ist viel einfacher als gedacht.
Welche Software brauche ich und wie richte ich sie ein?
Wir richten Ihnen entweder selbst oder über einen Systempartner vor Ort die Datev-Schnittstelle inklusive Scan-Prozess ein. Auch stehen wir Ihnen bei technischen Problemen oder Rückfragen jederzeit gerne zur Verfügung. In der Praxis ist das ganz einfach und schnell erledigt.
Welche Hardware brauche ich?
Sie benötigen einen Scanner und ein Smartphone. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie Schritt für Schritt.
Welche Voraussetzungen sollte der Scanner erfüllen?
Laut Datev sollte der Scanner in Verbindung mit der mitgelieferten Software folgende Eigenschaften haben:
- Scan-Geschwindigkeit ab 25 Blätter pro Minute (entspricht bei Duplex-Gerät ca. 40 gescannten Seiten pro Minute)
- Stapeleinzug (ADF), ca. 50 Blatt
- Format DIN A4, mit Option zum Einzug kleinerer Dokumente (z. B. Kassenbelege)
- Duplex-Scan (Scannen von Vorder- und Rückseite in einem Durchgang)
- Funktion zur Optimierung der Bildqualität (optional)
- Twain- oder ISIS-Schnittstelle
Weitere Informationen
Was sollte ich beim Scannen von Belegen beachten?
Ziel ist es, beim Scannen ein möglichst kleines Dateiformat bei guter Lesbarkeit zu erhalten. Eine gescannte DIN-A4-Seite hat im Durchschnitt ein Volumen zwischen 50 und 100 KB.
Gute Erfahrungswerte bieten laut Datev:
- Dateityp: TIF/TIFF (optional JPG, PDF)
- Modus: schwarz-weiß
- Auflösung: mindestens 200 dpi, bei Einsatz des Datev Buchungsassistent online 300 dpi
- Um das Dateivolumen zu verringern, können die Bilddateien komprimiert oder kann die Bildauflösung (dpi) reduziert werden. Diese Maßnahmen können unter Umständen eine negative Auswirkung auf die Bildqualität haben. Stellen Sie deshalb sicher, dass das Belegbild in Belege online/Belegverwaltung online ohne Qualitätsverlust dargestellt wird.
Mehrseitige oder einseitge Dokumente hochladen?
Wenn ein Beleg aus mehreren Seiten besteht, sollten diese beim Scannen zu einer Datei zusammengefasst und gespeichert werden. Damit entfällt das nachträgliche Heften in Belege online/Belegverwaltung online. Seiten, die nicht zum gleichen Buchungsvorgang gehören, sollten jedoch in getrennte Dateien gescannt und gespeichert werden.
Was sollte ich beachten bei Bewirtungsbelegen?
Bewirtungsrechnungen sollten Sie vor dem Scannen oder Fotografieren beschriften. Der Grund dafür ist, dass Bewirtungsbelege immer noch händisch unterschrieben werden müssen.
Sind meine Unterlagen automatisch rechtssicher archiviert?
Ja, auf Wunsch erfolgt die Archivierung revisionssicher nach GoBD. Sie können jederzeit darauf zugreifen und Ihre Unterlagen im Büro so sortieren, wie es Ihnen entgegenkommt. Darüberhinaus sind Ihre Belege auch stets zur Hand, wenn eine Prüfung ansteht.
