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Für jeden neuen Mitarbeiter benötigen wir von Ihnen bestimmte Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Formulare finden Sie hier.

Wichtig: Wir benötigen Ihre und die Unterschrift Ihres Mitarbeiters beziehungsweise Ihrer Mitarbeiterin. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular scannen Sie dann ein und senden es uns per E-Mail, ganz retro per Fax oder über Unternehmen Online.

Formulare Stammdaten

Sofortmeldungen

Arbeitgeber müssen über ihre Beschäftigten den Kranken- und Pflegekassen, die Rentenversicherungsträger und die Bundesagentur für Arbeit Meldung erstatten. Diese Informationen dienen beispielsweise dazu, die Ansprüche der Beschäftigten gegenüber den zuständigen Versicherungsträgern sicherzustellen. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung.

Es sind allerdings nicht alle Arbeitgeber verpflichtet eine Sofortmeldung abzugeben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, informieren Sie sich auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung.

Benötigen Sie außerhalb unserer Öffnungszeiten eine Sofortmeldung, so können Sie diese über die Website der Sozialversicherung selbst erstellen. Als neuer Benutzer registrieren Sie sich dafür unter: https://standard.gkvnet-ag.de/svnet/. Gehen Sie dann auf „Formulare“, wählen Sie „SV-Meldung“ und dann „Sofortmeldung“. Jetzt können Sie das Formular ausfüllen, überprüfen und anschließend senden.

Arbeitszeiterfassung

Um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer tatsächlich für jede Arbeitsstunde bezahlt werden, besteht in bestimmten Branchen die Pflicht, die Arbeitszeiten zu notieren (Dokumentationspflicht).

Nicht alle Arbeitgeber/Arbeitnehmer sind verpflichtet, die Arbeitszeiten zu erfassen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie sich auf der Internetseite des Zolls oder  des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales informieren.

Für die Zeiterfassung stellen wir Ihnen ein Excel-Formular zur Verfügung. Alternativ können Sie auch die kostenlose App des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales verwenden.

Minijob/kurzfristig Beschäftigte

Auch für kurzfristig Beschäftige und Minijobber müssen Arbeitgeber Stammdatenformulare ausfüllen. Dazu gehören der Personalfragebogen Minijob sowie die sogenannte vorausschauende Betrachtung.

Informationen zum Thema Minijob finden Sie bei der Minijobzentrale:
https://www.minijob-zentrale.de/DE/01_minijobs/01_basiswissen/01_grundlagen/01_was_sind_minijobs/node.html
https://www.minijob-zentrale.de/DE/01_minijobs/01_basiswissen/01_grundlagen/08_geringfuegigkeitsrichtlinien/node.html

Auszubildende

Für Auszubildende müssen Arbeitgeber ebenfalls Stammdatenformulare ausfüllen. Neben den anderen relevanten Daten wird hier unter anderem das Ausbildungsgehalt für jedes Ausbildungsjahr eingetragen sowie das voraussichtliche Ende der Ausbildung.

Formulare Auszubildende

Sonstige neue Arbeitnehmer

Arbeitnehmer, die weder Auszubildende noch Minijobber oder kurzfristig Beschäftigte sind, fallen unter die Rubrik „Sonstige“.

Formulare Änderungen

Jahreswechsel

Zum Jahreswechsel gibt es viel zu beachten. Besonders wichtig: Überprüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter noch in die im Vorjahr angegebene Sozialversicherungs- und Lohnsteuerkategorien passen, beispielsweise, ob jemand noch Minijobber ist oder sich noch in der Gleitzone befindet.

Zum Jahreswechsel können Sie sich entscheiden, welchen Erstattungssatz einer Krankenkasse Sie wählen.

Kündigung

Wer hat wann und wie gekündigt? Diese Informationen sind unter anderem wichtig, damit wir die richtigen Arbeitsbescheinigungen erstellen können.

Formulare bei Kündigung

Wechsel der Krankenkasse

Wenn Ihre Arbeitnehmer die Krankenversicherung wechseln, ist dies deren eigene Entscheidung. Aber auch für Sie als Arbeitgeber gibt es dabei einiges zu beachten. Unter anderem benötigen wir zeitnah alle Informationen über den Wechsel. Das Infoblatt bietet Ihnen einen ersten Überblick.

Infoblatt zum Wechsel der Krankenkasse

Nachtrag Arbeitsvertrag

Sollten sich im Arbeitsverhältnis dauerhafte Änderungen ergeben, so können diese schriftlich mit einem Nachtrag zum Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Es muss kein neuer Vertrag abgeschlossen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann aber eine Kündigung mit Abschluss eines neuen Vertrags sinnvoll/notwendig/besser sein.

Sollten Sie so einen Fall haben oder sich nicht sicher sein, so stellen wir gerne einen Kontakt mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht für Sie her.

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